Hai un albergo, una casa vacanze, un b&b o un Airbnb? Allora saprai che, come previsto dall’Articolo 109 T.U.L.P.S., devi registrare chi soggiorna presso la tua struttura e comunicarlo alla Questura di riferimento. Oggi questo passaggio è completamente digitalizzato, per fare la registrazione ti basta accedere al Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
Se non sai come funziona il portare e vorresti delle indicazioni precise, in questo articolo troverai una piccola Guida pratica.
Che cos’è il servizio Alloggiati Web?
Alloggiati web è un sito web messo a disposizione e gestito dalla Polizia di Stato, che permette di inserire i dati delle schedine alloggiati presso la propria struttura, o appartamento, da parte del gestore, che deve pertanto essere in possesso di credenziali di accesso in corso di validità rilasciate dalla propria Questura di competenza.
Il servizio “Alloggiati Web” è gratuito ed è raggiungibile attraverso una qualsiasi connessione internet, da pc, tablet o smartphone.
É l’unico sistema di comunicazione con cui è possibile fornire i dati relativi agli alloggiati alle Questure territorialmente competenti. Tali dati non potranno pertanto essere fatti pervenire in forma cartacea, o in altra forma, né alla Questura, né ai Carabinieri o ad altri enti.
A cosa servono le Schedine alloggiati?
Prima dell’informatizzazione del processo di registrazione degli ospiti tramite Alloggiati Web, esistevano le “schedine alloggiati”. Questi moduli cartacei, contenenti le generalità degli ospiti, venivano compilati dai gestori di una struttura ricettiva e recapitati manualmente al più vicino ufficio di Polizia di Stato, ogni giorno.
L’introduzione del Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato nel 2006, diventato obbligatorio nel 2013, ha quindi il fine di velocizzare una procedura manuale e di semplificare il lavoro di tutti gli operatori del settore (case vacanze, locazioni turistiche, Airbnb, bed and breakfast, agriturismi, alberghi, ecc.).
Segnalare gli ospiti alla Questura
Entro le ventiquattro ore successive all’arrivo, o entro la mezzanotte del giorno di arrivo in caso di soggiorni di una sola notte, bisogna comunicare alle Questure territorialmente competenti le generaltà delle persone alloggiate, secondo modalità stabilite con decreto del Ministro dell’interno. È possibile compilare e trasmettere una schedina di un soggetto alloggiato più gli eventuali familiari o altri componenti del gruppo.
Nel caso di Ospite Singolo, basterà compilare tutti i dati della schedina, mentre con il Capo Famiglia o il Capo Gruppo, sarà necessario inserire anche le informazioni relative a tutti gli ospiti.
I campi da compilare per un Ospite Singolo, un Capo Famiglia o un Capo Gruppo sono:
- Data di arrivo
È la data in cui l’ospite arriverà presso la struttura. La comunicazione dovrà essere fatta entro e non oltre le 24 ore dall’arrivo (per questo potrai indicare solo la data di “Ieri” o “Oggi”). - Permanenza
Va indicato il numero di giorni di permanenza (massimo 30 giorni). I contratti di durata superiore a 30 giorni devono essere registrati all’Agenzia delle Entrate e quindi seguono un canale diverso per la comunicazione dei dati in Questura. - Sesso
È necessario indicare se il genere degli ospiti. - Cognome e Nome
Dovrai inserire il nome completo dei tuoi ospiti. - Cittadinanza
La nazionalità la troverai nel documento che ti ha consegnato l’ospite. Puoi inserire anche solo le prime due lettere e la funzione di ricerca del portale ritroverà il Paese di appartenenza. - Luogo di Nascita
Anche in questo caso potrai inserire solo le prime due lettere e la funzione di ricerca identificherà il Paese di nascita dell’ospite. - Documento
È possibile scegliere tra varie opzioni: Passaporto, Carta d’Identità, Patente, ecc. - Numero
Dovrai inserire il numero identificativo indicato nel documento di riconoscimento dell’ospite. - Luogo di rilascio
Come per il luogo di nascita, è sufficiente inserire le prime due lettere per iniziare la ricerca e selezionare il Paese. Solo per i documenti rilasciati in Italia, dovrai selezionare il comune di rilascio.
Se indicato il campo Capo gruppo o Capo famiglia, bisogna compilare i dati sopra citati per ciascun ospite.
Una volta inseriti tutti gli ospiti, la schermata riporterà i dati di ciascuno, in modo da poter visualizzare che siano stati inseriti correttamente. Verificata la correttezza, si potrà procedere con l’invio.
Per verificare che l’invio sia andato a buon fine, è possibile entrare nella sezione “Analisi invii”, in cui è possibile visualizzare l’ultima comunicazione inviata.
Per gli ospiti stranieri extracomunitari è sufficiente l’esibizione del passaporto o di altro documento che sia considerato ad esso equivalente in forza di accordi internazionali, purché munito della fotografia.
Come richiedere le credenziali per il Portale Alloggiati Web?
Dopo aver compilato il modulo secondo le proprie esigenze di registrazione (modulo Strutture Ricettive, modulo Agenzie Società, modulo Delega Strutture, modulo Delega Privati, modulo Privati), bisogna allegare alla richiesta la copia di un documento d’identità del richiedente. In caso di immobile in affitto o in comodato d’uso, occorre allegare anche copia del contratto nel quale risulti la facoltà di sublocazione.
Dopodiché resta solo da inviare il tutto all’indirizzo email indicato. Una volta ottenute le Credenziali di accesso dalla Questura sarà possibile effettuare le comunicazioni giornaliere obbligatorie tramite il Portale. La procedura per generare il certificato dallo smartphone è la stessa.
Inoltre è importante sapere che il giorno successivo ad ogni invio effettuato sul portale Alloggiati viene emessa automaticamente una ricevuta digitale che attesta appunto l’avvenuta comunicazione.
Per legge, queste ricevute digitali vanno conservate per ben 5 anni, in formato digitale e non cartaceo, in quanto contengono una firma digitale speciale del servizio Alloggiati Web che ne attesta l’autenticità.
Se, a causa di problemi tecnici, non è possibile trasmettere i dati degli alloggiati alla Questura territorialmente competente, la comunicazione può essere effettuata via fax o a mezzo Posta Elettronica Certificata.
Anche in questo caso, chi ha proceduto alla comunicazione deve conservare la ricevuta rilasciata dal dispositivo fax, nella quale sono indicati la data, l’orario di trasmissione e l’esito dell’invio, oppure la copia delle ricevute di invio e di consegna con la data, l’orario di trasmissione e l’esito della stessa, nel caso in cui la comunicazione sia avvenuta tramite PEC.
Alloggiati Web Firenze
L’ufficio di competenza per richiedere le credenziali Portale Alloggiati Web a Firenze è:
Ufficio di Gabinetto Sez. Informatica, Via Zara 2.
Indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC):
urp.fi@poliziadistato.it
Numeri di telefono:
0554977602
0554977603
Gestione appartamenti
Nei casi di gestori o proprietari di appartamenti, l’utente abilitato potrà compilare in autonomia la lista degli appartamenti al fine di poter inviare le schedine degli alloggiati. Una volta effettuato l’accesso, il sistema aggiunge tra le funzioni a disposizione nel menù (presente nella barra superiore) la voce “Appartamenti”.
Successivamente, per aggiungere un appartamento, l’utente dovrà selezionare la voce “Aggiungi”, dopodiché si presenterà la finestra “Nuovi appartamenti”. Una volta inserite tutte le informazioni basterà semplicemente procedere all’inserimento facendo clic sul pulsante “Conferma”.
Cosa succede se non registro gli ospiti su Alloggiati Web?
La registrazione degli ospiti è un aspetto burocratico molto delicato nelle locazioni turistiche brevi. È importante adempiere a quest’obbligo di legge e conoscere le sanzioni a cui si può andare incontro se si violano le regole o si sbaglia a comunicare i dati alla Questura.
Intanto, prima del 4 Dicembre 2018, data di entrata in vigore dell’attuale normativa, l’onere di registrare le generalità degli alloggiati era riservato solo agli alberghi e alle strutture ricettive. Per gli immobili privati, invece, era previsto unicamente nei contratti di locazione superiori ai 30 giorni o per caso di affitto a cittadini extracomunitari.
Ma il Decreto Sicurezza n. 132/2018 convertito successivamente in legge, ha esteso tale obbligo anche alle cosiddette locazioni brevi.
Tutta questa burocrazia può sembrare eccessiva per soggiorni che, il più delle volte, durano solo un weekend o poco più, ma il motivo è dovuto essenzialmente a ragioni di pubblica sicurezza. Tracciare i flussi turistici, anche di breve durata, può rivelarsi uno strumento utile alla Polizia per contrastare più efficacemente l’illegalità.
Lo scopo della legge è quindi condivisibile, soprattutto quando ci si trova a gestire un numero considerevole di strutture, come nel caso delle Agenzie immobiliari. Nonostante ciò, la mancata comunicazione di tali dati può portare a conseguenze particolarmente severe.
Dall’art. 17 del T.U.L.P.S (Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza) è infatti prevista una sanzione penale fino a 3 mesi di arresto, o un’ammenda di 206 euro per ogni comunicazione non effettuata.
Per tale motivo è fondamentale seguire le procedure spiegate e indicare in modo tempestivo le informazioni richieste sulla piattaforma Alloggiati web.